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POLÍTICA DE PRIVACIDAD Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

(Manual de Procedimiento Versión 2.0 Publicado 08 Nov 2016)

 

 

INDUHERZIG S.A., sociedad domiciliada en Medellín, identificada con el NIT 811.009.178-5 ubicada en la dirección Carrera 50 # 6-41 , es una compañía comprometida y responsable con la privacidad y seguridad de los Datos Personales de sus empleados, accionistas, proveedores, clientes, distribuidores, aliados comerciales, sociedades vinculadas, usuarios, contratistas, consultores, asesores, suscriptores, exempleados, ex contratistas y otros, información que ha sido recolectada por esta sociedad en virtud del desarrollo de su objeto social, por relaciones administrativas, comerciales, civiles, laborales, entre otras; en los términos de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, se ha adoptado la siguiente “POLÍTICA DE PRIVACIDAD Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES”, en la cual, todas la personas relacionadas de forma directa o indirecta con esta sociedad y de las cuales esté incluida en la actualidad información de Datos Personales en nuestra base de datos o aquellos datos que en el futuro ingresen por cualquiera de los medios de recopilación de información que la sociedad INDUHERZIG S.A. dispone, podrán conocer el procedimiento de recolección, conservación y tratamiento de los Datos Personales, así como los derechos, garantías y los procedimientos para hacerlos efectivos:

 

 

DEFINICIONES DE SU INTERÉS:

 

 Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a varias personas naturales determinadas o determinables.

 Base de datos: Conjunto de datos personales organizados sistematizadamente para su posterior tratamiento.

 Autorización: Consentimiento expreso, previo e informado del titular del dato personal, para llevar a cabo un tratamiento.

 Tratamiento: Operaciones o actividades que se pueden realizar con los datos personales, entre las cuales se encuentran: la recolección, uso, copia, transferencia, transmisión o supresión.

 Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

FINALIDAD DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

 

La información suministrada por el titular será incluida en nuestra base de datos y será utilizada:

 

Para accionistas:

 En caso de ser accionista de la compañía se dará aviso de convocatorias a las Asambleas Ordinarias y Extraordinarias de la compañía, u otro tipo de comunicaciones por parte de la administración de INDUHERZIG S.A.

 

 Notificación del decreto y reparto de utilidades de la compañía, así como el pago de dividendos correspondiente a los accionistas de la sociedad.

Para proveedores:

 Efectuar actividades de compras de bienes y servicios.

 

 Notificación de cancelación de obligaciones a los proveedores de la compañía, entre otro tipo de comunicaciones por parte de INDUHERZIG S.A.

 

 Evaluar la calidad de los productos y servicios suministrados por esta sociedad.

Para clientes:

 Proporcionar nuestros servicios y productos.

 

 Usar la información con la finalidad de promocionar nuestros productos, servicios y ofertas, por medios físicos o a través de nuestra página web, u otros medios usados para el efecto.

 

 Remitir información de tipo comercial sobre los productos y servicios ofrecidos por la sociedad, a través de los diferentes medios de difusión, previamente autorizados por el titular.

 

 Envío de comunicaciones relacionadas con nuestros productos, servicios, ofertas, promociones, alianzas, estudios, concursos, entre otros.

 

 Informar sobre nuevos productos o servicios que tengan directa relación con los contratos o servicios adquiridos por el titular.

 

 Evaluar la calidad de los productos y servicios suministrados por esta sociedad.

 

 Efectuar actividades de cobranza en relación con obligaciones contraídas por el titular.

 

 Realizar estudios internos sobre mercadeo y conductas de consumo de los usuarios.

Para empleados:

 Almacenar información de contacto y perfil de todos los empleados directos de la compañía.

 

 Envío de comunicaciones relacionadas con asuntos laborales y de interés de la compañía.

En general:

 Remitir información relacionada con INDUHERZIG S.A., en relación con sus clientes, proveedores, accionistas, empleados, conforme la relación contractual existente.

 

 Dar cumplimiento a las obligaciones contraídas por el titular de la presente autorización, conforme la relación existente con la compañía.

 

 Notificación del cumplimiento de las obligaciones de pago tanto a los empleados, proveedores o terceros.

 

 Para cumplir con los deberes de información que deba cumplir la compañía por mandato legal, por decisión judicial o de autoridad competente.

 

 Podremos estar en contacto con el titular del Dato Personal en caso de existir riesgo frente a la protección de sus Datos Personales.

 

 Otras actividades que sean sujetas al desarrollo del objeto social de la compañía y en las cuales necesariamente deben ser usados los Datos Personales del titular.

La información y datos suministrados podrán ser objeto de transmisión y/o transferencia a terceros países, para la ejecución de las actividades relacionadas con la sociedad y/o con el tratamiento antes descrito.

 

TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

 

INDUHERZIG S.A. es el responsable del tratamiento de los Datos Personales de sus empleados, accionistas, proveedores, clientes, distribuidores, aliados comerciales, sociedades vinculadas, usuarios, contratistas, consultores, asesores, suscriptores, exempleados, ex contratistas y otros, por esta razón obrará en cumplimiento de las obligaciones que se deriven de esta condición. Así las cosas este tratamiento podrá ser extensivo a sus Filiales y adicionalmente podrá ser encargado a quienes representen a la sociedad o a quienes ésta pueda contratar para el ejercicio de su representación o desarrollo de su objeto social, los cuales deberán obrar conforme a los procedimientos y políticas de protección de datos personales, las cuales para el efecto fueron diseñados e implementados por la sociedad INDUHERZIG S.A.

 

El tratamiento de los Datos Personales, deberá hacerse en los términos y alcance de la autorización emitida por el Titular de los Datos Personales o en los términos establecidos en la legislación vigente para el efecto.

 

RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

 

INDUHERZIG S.A. sociedad identificada con el NIT 811.009.178-5 constituida mediante escritura pública No. 1010 de la Notaría 1ª de Medellín del 10 de marzo de 1997, inscrita en la Cámara de Comercio de Medellín el 10 de abril de 1997, en el libro 9º, folio 401, bajo el No. 2805, domiciliada Medellín, y con los siguientes canales de comunicación ubicada en la Carrera 50 # 6-41.

Teléfono: (4)2552122

Dirección electrónica: [email protected]

Página: Web: www.herzig.com.co

Encargado: Área Administrativa.

 

FORMA EN LA CUAL SE OBTIENEN LOS DATOS PERSONALES

 

Las actividades de recolección y almacenamiento de Datos Personales las podemos realizar a través de correo físico, electrónico, dispositivos móviles, páginas web o a través de cualquier mecanismo digital o semejante de comunicación conocido o a través del suministro voluntario y directo que el titular de los Datos Personales le entrega a la sociedad INDUHERZIG S.A., por los diferentes mecanismos antes mencionados.

 

DATOS PERSONALES QUE SON ALMACENADOS POR INDUHERZIG S.A.

 

Los datos personales almacenados por la sociedad INDUHERZIG S.A. dependen de la relación directa o indirecta que el titular tenga con la compañía, para las cuales podrá ser necesario obtener por parte del titular su nombre, dirección, número telefónico, dirección de residencia, correo electrónico, fecha de nacimiento, actividad profesional, cargo, empleador entre otras, información que será usada para la finalidad descrita en la presente política de privacidad y de protección de datos personales.

 

DEBERES DEL RESPONSABLE DE LOS DATOS PERSONALES

 Dar garantía de manera efectiva al Titular de los Datos Personales para ejercicio de sus derechos conforme a la Ley 1581 de 2012 y Decreto 1377 de 2013.

 

 Solicitar y conservar prueba de la respectiva autorización emitida por el Titular de los Datos Personales para el tratamiento de sus datos.

 

 Informar al Titular de los Datos Personales sobre la finalidad para el tratamiento de sus datos y las políticas de protección que se han adoptado para estos.

 

 Conservar los Datos Personales según la finalidad para la cual fueron recolectados y bajo las condiciones de seguridad apropiadas, las cuales pretendan evitar la adulteración, pérdida, consulta, uso o el acceso no autorizado por parte de personas ajenas a la información.

 

 Actualizar los Datos Personales conforme a las indicaciones o solicitudes que sean requeridas por el titular de la información.

 

 Rectificar los Datos Personales cuando se encuentren suministrados o descritos de forma incorrecta.

 

 Dar trámite y respuesta a las consultas y reclamos en los términos señalados por la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013.

 

 Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado tratamiento de los Datos Personales.

 

 Mantener actualizado el estado de los Datos Personales cuando determinada información se encuentre en estado de discusión por parte del Titular.

 

 Implementar las medidas de seguridad de datos personales, atendiendo las instrucciones que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio en la materia.

 

 Cumplir las instrucciones y requerimientos impartidos por parte de la Superintendencia de Industria y Comercio.

 

 Y en general dar tratamiento de los datos personales de conformidad con la autorización impartida por sus titulares y atendiendo los propósitos y finalidades establecidos en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto Reglamentario 1377 de 2013.

DERECHOS QUE LE ASISTE AL TITULAR DE LOS DATOS    PERSONALES Y ANTE SU FALTA ABSOLUTA, A SUS CAUSAHABIENTES.

 

En los términos de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, los derechos que le asiste al titular de los Datos Personales y ante su falta absoluta, a sus causahabientes, son los siguientes:

 Derecho a consultar sus datos personales en forma gratuita y a conocer si los mismos están siendo objeto de cualquier tratamiento por la sociedad responsable.

 Derecho a solicitar en cualquier tiempo la actualización, rectificación y supresión de sus datos personales.

 Derecho a revocar en cualquier tiempo la autorización impartida al responsable para el tratamiento de sus datos personales.

 Derecho a solicitar en cualquier tiempo prueba que acredite la existencia de la autorización impartida al responsable para el tratamiento de sus datos personales.

 Derecho a presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.

 Derecho a ser informado por parte de INDUHERZIG S.A. sobre el uso de sus Datos Personales.

 Los demás derechos que le asisten en la Legislación Nacional.

MEDIO POR EL CUAL EL TITULAR AUTORIZA EL TRATAMIENTO DE SUS  DATOS PERSONALES

 

Los titulares de los datos personales deberán autorizar al responsable para el tratamiento de los mismos, mediante el diligenciamiento del FORMATO DE AUTORIZACIÓN que se encuentra publicado en la página web de la sociedad INDUHERZIG S.A. y/o a través de los canales de comunicación usados por La Sociedad para remitir dicho formato.

 

Para los datos recolectados con antelación a la expedición del Decreto 1377 de 2013, en caso de no recibir manifestación por parte del titular, la sociedad entenderá que está autorizado para continuar con el tratamiento de sus Datos Personales, hasta que el titular de los datos no se manifieste expresamente en forma contraria, conforme al artículo 10 numeral 4 del Decreto 1377 de 2013.

 

FORMA EN LA CUAL EL TITULAR DE LOS DATOS PERSONALES PUEDE EJERCER SUS DERECHOS

 

El titular de la información, quien por este medio emite autorización para el uso de sus Datos Personales, podrá en cualquier momento acceder a los datos suministrados, así como solicitar la corrección de los mismos, actualizarlos, suprimirlos o solicitar la revocación de la presente autorización, en los términos de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013; el interesado podrá dirigirse a las oficinas de INDUHERZIG S.A. ubicadas en la Cra 50 # 6-41 en Medellín, Colombia o dirigir un correo a la dirección electrónica [email protected] .

 

La solicitud deberá contener, al menos, la información que se identifica a continuación:

 Identificación del titular

 

 Descripción de los hechos que dan lugar a la consulta, sugerencia, reclamo o queja

 

 Términos de la solicitud

 

 Dirección para la notificación

TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN INTERNACIONAL DE DATOS PERSONALES

 

La información y datos suministrados podrán ser objeto de transmisión y/o transferencia a terceros países, para la ejecución de las actividades relacionadas con la sociedad y/o con el tratamiento descrito en estas Políticas. 

 

Para la transferencia y transmisión internacional de datos personales se observará lo previsto en el artículo 26 de la Ley 1581 de 2012 y artículo 24 del Decreto 1377 del 2013.

 

La presente ‘POLÍTICA DE PRIVACIDAD Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES’ se publica el día agosto 28 de 2013 y empieza a regir a partir del día de su publicación.

 

XI. RESOLUCIÓN DE CONSULTAS Y RECLAMOS INTERPUESTAS POR LOS TITULARES DE DATOS.

 

Los Titulares o sus causahabientes realizar consultas o reclamos sobre la información personal del Titular que repose en las bases de datos de INDUHERZIG S.A mediante los siguientes mecanismos:

 

 Correo electrónico [email protected]

 

 Correo físico en la Cra 50 # 6-41

 

 Teléfono (4) 255 21 22.

 

 Canal de contáctenos en la página web https://www.herzig.com.co/beta/contacto.php

 

PROCEDIMIENTO.

 

INDUHERZIG S.A. atenderá ante los titulares o sus causahabientes consultas de la información personal del Titular que repose en sus bases de datos. La consulta será recibida exclusivamente a través de los canales de INDUHERZIG S.A. previamente mencionados.

 

La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

 

En el caso de reclamos, el Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en esta ley, podrán presentar un reclamo a través de los canales ofrecidos por INDUHERZIG S.A. y serán resueltos bajo los siguientes términos y condiciones:

 

1. El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a INDUHERZIG S.A. con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

 

En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

 

2. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga «reclamo en trámite» y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

 

3. El término para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se INDUHERZIG S.A., informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual no podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

 

Requisito de procedibilidad. El Titular o causahabiente sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento.

 

La solicitud deberá contener, al menos, la información que se identifica a continuación:

 

Identificación del titular

 

 Descripción de los hechos que dan lugar a la consulta, sugerencia, reclamo o queja

 

Términos de la solicitud

 

 Dirección para la notificación

 

TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN INTERNACIONAL DE DATOS PERSONALES

 

La información y datos suministrados podrán ser objeto de transmisión y/o transferencia a terceros países, para la ejecución de las actividades relacionadas con la sociedad y/o con el tratamiento descrito en estas Políticas.

 

Para la transferencia y transmisión internacional de datos personales se observará lo previsto en el artículo 26 de la Ley 1581 de 2012 y artículo 24 del Decreto 1377 del 2013.

 

La presente ‘POLÍTICA DE PRIVACIDAD Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES’ se publica el día agosto 28 de 2013 y empieza a regir a partir del día de su publicación.